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CURSO PROFISSIONAL DE MS EXCEL PARTE 5
CURSO PROFISSIONAL DE MS EXCEL PARTE 5

 

                                      

                                            ALTERANDO UMA PLANILHA DEPOIS DE PRONTA

Antes de entrarmos neste estudo, algumas considerações importantes a serem usadas nesta aula:

Largura da coluna:

Além de clicar no ícone Formatar, Auto Ajuste da Largura da Coluna, podemos fazer este procedimento de outra forma.

Leve o cursor do mouse até a linha da coluna, do lado direito, em que se pretende expandir a coluna.

Observe que ao clicar nesta linha, além da cruz do mouse ficar diferente, aparecem duas linhas contínuas, demarcando esta coluna e a mesma se prolonga em toda a planilha.

Mantendo o mouse clicado, vá ARRASTANDO O MESMO PARA O LADO DIREITO, até você ficar satisfeito com a largura desejada. Solte o clique do mouse e a coluna será aumentada. Veja o início do procedimento na figura abaixo e observe como, em ambos lados da coluna D, ficou um tracejado mais forte, delimitando a mesma:

Outro procedimento que iremos utilizar a partir de agora é o de Classificar.

Este ícone nos permite classificar uma planilha por ordem alfabética, ordem do maior para o menor, do menor para o maior e assim sucessivamente. Na figura abaixo, a posição do ícone em uma planilha:

Terminadas essas considerações, vamos à nossa aula:

Muitas vezes fazemos um exaustivo trabalho e depois de tudo pronto... o chefe resolve alterar a planilha, que já está até com o gráfico pronto (teremos uma seção exclusiva sobre os gráficos!). Em programas muito antigos e na velha máquina de datilografia, isto significava a perda de até dias de trabalho, mas com o avanço das novas tecnologias de software, isto já não é problema a um bom tempo. Vejamos as situações do dia a dia de uma empresa, onde temos de fazer alterações nos trabalhos já prontos e os tipos de alterações possíveis de serem feitas.

1 -  Colocando uma planilha em ordem alfabética – Seu chefe lhe mandou uma planilha para ser digitada, com 2.000 nomes. Você caprichou e terminou tudo dentro do prazo determinado. Pronto! Agora você tem aquela sensação de dever cumprido, mas de repente seu chefe lhe diz que a planilha tem de ficar em ordem alfabética! E agora, terei de digitar tudo de novo? Claro que não. Basta fazer um simples procedimento e sua planilha fica em ordem alfabética com os dados certinhos de cada nome da planilha.

Digite os dados da planilha abaixo, inserindo os títulos, os nomes dos funcionário, o valor do salário e da comissão de cada um deles. Em seguida, formate os valores monetários. A planilha já está pronto, mas se tem dúvidas, faremos um novo tutorial para relembras como inserimos as fórmulas:


 Na célula D3 insira a fórmula: =SOMA(B3+C3) e tecle Enter para gerar o resultado. Em seguida, arraste a fórmula para as demais células.

Na célula E3, digite a seguinte fórmula: =D3*11%, tecle Enter e depois arraste a mesma para as demais células.

Na célula F3, digite a fórmula: =D3*9% e aperte Enter para gerar o resultado; em F6, digite: =D6*9% e tecle Enter para gerar o resultado; na célula F8. digite a fórmula: =D8*9% e na célula F10, digite a fórmula: =D10*9%. Conforme visto, só esses funcionários terão desconto para o Imposto de Renda.

Digite todos os valores de sindicato. Em seguida, formate os valores monetários.

Na célula H3, digite a seguinte fórmula: =soma(E3+F3+G3), tecle Enter para gerar o resultado e depois arraste para as demais células.

Não se preocupe com os valores de IRRF que estão em branco, pois o Excel considera estes valores como 0 (zero).

Na célula I3, digite a fórmula: =D3-H3, tecle Enter para gerar o resultado e depois arraste para as demais células.

Faça as demais formatações e agora vamos fazer algumas modificações.

Digamos que esta planilha tivesse cerca de 2.000 nomes e depois de tudo pronto, seu chefe esqueceu de lhe dizer que queria tudo em ordem alfabética, mas como "chefe nunca erra", ele diz que VOCÊ se esqueceu desse detalhe!

Será que você vai ter o trabalho de digitar tudo novamente? Claro que não!

Para colocarmos em ordem alfabética, basta selecionar da coluna A3 até a coluna I13 e depois, na barra de ferramentas padrão, clicar no ícone “Classificação crescente”,conforme vimos no início da lição e pronto, sua planilha é colocada em ordem alfabética, respeitando os valores de cada um dos nomes. Compare com a planilha já alterada, abaixo:

Finalmente você acha que vai poder encerrar as demais tarefas, mas seu chefe lhe chama outra vez e diz que dois novos funcionários foram contratados e que "você se esqueceu de incluir esses nomes na planilha".

Bom, esse processo é muito simples.

Digamos que o nome (Aí você já sabe que precisa colocar na ordem alfabética) é Dya Ana Tráxis. Você sabe que é abaixo de Edinada Fouta.

Se estiver usando o Excel 2007, basta clicar em Edinada Fouta e com o lado direito do mouse, clicar na opção Inserir  e no menu que se abrir, clique em linha inteira e depois tecle OK que aparecerá uma linha acima do nome Edinada e abaixo do nome de Denê Barê. Insira os dados enviados pelo chefe e fica tudo resolvido.

Em outras versões do Excel, ao clicar com o lado direito do mouse, surgem as opções: Inserir linha acima ou Inserir linha abaixo. escolha a opção desejada e faça as alterações necessárias.

Bom, finalmente você dá aquele "Ufa!" e mal começa a fazer as demais atividades, seu chefe lhe chama novamente e lhe informa que acaba de receber um comunicado da diretoria que as horas extras, que faziam parte do banco de horas, agora serão pagas em dinheiro e que esses dados precisam ser inseridos na planilha!

Você quase se desespera, mas sabe que o Excel tem jeito para quase tudo!

Observe a planilha alterada abaixo e depois vamos aprender como realizar essa alteração!


Se você está usando a versão 2007 do Excel, basta clicar com o lado direito do mouse sobre a célula SUB TOTAL e na opção que surgir, clique em Inserir e depois Coluna inteira, clique em OK e a coluna ficará disponível. Digite os dados contidos nesta coluna e pronto! Sua planilha foi alterada com êxito!

Se estiver usando outras versões, clique também na coluna SUB TOTAL com o lado direito do mouse e depois na opção Inserir coluna à esquerda, realizar os mesmos procedimentos e tudo ficará OK!

Na próxima aula aprenderemos algo que é um verdadeiro desespero para usuários antigos do Excel: construir qualquer tipo de planilha! Não percam essa aula, pois ela é a espinha dorsal dos seus conhecimentos de Excel!

Para retornar à aula anterior, clique na figura abaixo:

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